home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ TeX 1995 July / TeX CD-ROM July 1995 (Disc 1)(Walnut Creek)(1995).ISO / macros / latex209 / contrib / lamemo / memo.README < prev    next >
Text File  |  1991-02-01  |  5KB  |  137 lines
  1. MEMO.STY
  2.  
  3. This is a LaTeX style that is used at the Los Alamos National
  4. Laboratory to format memos in accordance with rules established in
  5. the Laboratory's "Office Procedures Manual."  There is a choice of
  6. Computer Modern fonts or PostScript fonts.  Memos can be printed
  7. in Roman or typewriter typefaces.  A "THRU" or a "THRULESS" header
  8. can be called for.  The following features can be included in a
  9. memo: a subject line, a reference line, a signature line, an
  10. approval line, an enclosures list, an attachments list, a copy
  11. list, or a distribution list.
  12.  
  13. For more information read the "1989 Conference Proceedings" issue
  14. of "TUGBOAT."  Or read the accompanying "LaTeX Memo Reference"
  15. in the file memo.ref.
  16.  
  17.  
  18. THE FILES
  19.  
  20. There are four files that have to do with the LaTeX memo style
  21. at Los Alamos National Laboratory.
  22.  
  23. memo.doc    is the commented style file.
  24. memo.sty    is the uncommented style file.
  25. memo.ref    is an ASCII version of the memo manual.
  26. memotest.tex    is a test file for memo.sty that can also be used
  27.         as a template for users' own memos.
  28.  
  29.  
  30. ALTERING THE STYLE FILE
  31.  
  32. If you need to adapt the style file to your own institution's
  33. memos, you should first run memotest.tex through latex and print
  34. the dvi file.  Then read memo.ref to get a feel for the variety of
  35. output that can be expected.
  36.  
  37. The easiest way to change the header is to design a memo header
  38. for your organization that will fit in place of
  39.  
  40.   Los Alamos
  41.   Los Alamos National Laboratory
  42.   Los Alamos, New Mexico 87545
  43.  
  44. You can then alter the commands that change the fonts (search for
  45. \@latwentyeight and \@spectwelve), and alter the \put commands in
  46. \@printletterpaper that print out the header.
  47.  
  48. Your company's style may demand that you alter the part of the
  49. header that prints the date, mail stop, telephone, and so forth.
  50. In that case you will have to change the relevant \put statements
  51. in \@printmemopaper, as well as those in
  52. \@printfirstpageheaderinfo. 
  53.  
  54. The numbers in the parentheses in the \put statements are in
  55. points to the right from the left edge of the paper and down from
  56. the top edge of the paper.
  57.  
  58. You may need to mess around with the value of
  59. \@dimenspacetosubject.  This is the distance between the top of
  60. the page and the bottom of the SUBJECT line.
  61.  
  62. Hopefully, you can live with most of our memo's style, such as the
  63. way initials and distribution lists are done.  I tried to make the
  64. code as modular as possible for the sake of my own sanity, but I'm
  65. sure that I missed a lot of opportunities to make it easy to alter
  66. the style for new stylistic requirements.
  67.  
  68. To use PostScript fonts with memo.sty, you must be using
  69. ArborText's DVIPS.  If you are using another PostScript device
  70. driver, you will have to alter the appropriate \font commands in
  71. \@chooseheaderfonts and \@choosebodyfonts.  You will have to make
  72. fancier changes if you are using classification labels.  
  73.  
  74. At the end of memo.doc, there is a list of all the variables and
  75. macros used in memo.sty that are not defined in LaTeX.  Search for
  76. "END OF MEMO.DOC".  There are also two lists of the more important
  77. macros defined in memo.doc.  One is sorted alphabetically, and the
  78. other is sorted by line number.
  79.  
  80.  
  81. CHANGING THE .DOC FILE INTO A .STY FILE
  82.  
  83. I use sed (a UNIX utility) to turn my memo.doc file into a
  84. memo.sty file.  If you put the commands below into a file
  85. named sedfile, run 
  86.   
  87.   sed -f sedfile memo.doc > memo.sty
  88.  
  89. s/%.*/%/g
  90. s/[     ][     ]*/ /g
  91. s/^ //
  92. /^[     ]*%/d
  93. /^[     ]*$/d
  94. / /d
  95.  
  96. The parts of the lines that read [     ] are actually square
  97. brackets enclosing a blank and a tab character.
  98.  
  99. Line 1 removes everything that follows %s.
  100. Line 2 converts multiple blanks into single spaces.
  101. Line 3 gets rid of blanks at the beginning of lines.
  102. Line 4 gets rid of lines containing only blanks and comments.
  103. Line 5 gets rid of lines containing only blanks.
  104. Line 6 gets rid of lines containing Control-L characters.
  105.  
  106. This script only works because I follow certain conventions when I
  107. write TeX code.  For example, if you use a blank line instead of
  108. an explicit \par token, the sed script will fail.
  109.  
  110. \def\x{abc
  111.  
  112. def}
  113.  
  114.   is NOT the same as
  115.  
  116. \def\x{abc
  117. def}
  118.  
  119. There may be other constructions that don't work with this sed
  120. script, so be careful.  It IS really nice to have a commented doc
  121. file as well as its quicker running sty file, so it may be worth
  122. the extra care that it takes.
  123.  
  124.  
  125. WHERE I AM
  126.  
  127. Feel free to write e-mail (sxs@lanl.gov) or phone (505-667-5460)
  128. or write a letter:
  129.  
  130.   Steve Sydoriak
  131.   Los Alamos National Laboratory
  132.   Group C-2, MS B253
  133.   Los Alamos, New Mexico 87545
  134.  
  135. I might be able to help you stumble through some awkward piece of
  136. code. 
  137.